Obsługa konferencji – ważne rzeczy

Konferencje biznesowe to dobry sposób na porozmawianie z pracownikami w miłej atmosferze, spotkanie się z kontrahentami na luźnych rozmowach, czy też na zaprezentowanie nowych produktów i usług. Jednak żeby taka konferencja mogła zostać uznana za sukces to musi być dobrze przygotowana.

Obsługa konferencji i dobry harmonogram

obsługa techniczna konferencjiWarto jest zatem powierzyć organizację takiego spotkania profesjonalnej firmie. Dla nich obsługa techniczna konferencji to żaden problem. Na co trzeba zwracać uwagę? Przede wszystkim trzeba ustalić co chcemy osiągnąć na takiej konferencji, ile osób będzie zaproszonych, ile ma trwać konferencja. To pytanie na które każda firma musi sobie odpowiedzieć. Są konferencje mające na celu jedynie zaprezentowanie jednego produktu i trwające nie więcej niż kilak godzin. Są też konferencje organizowane przez kilka firm, na których odbywają się nie tylko prezentacje firmowe, ale także panele dyskusyjne dotyczące biznesu, prawa i finansów, czy też spotkanie ze znanymi osobistościami świata biznesu. Im więcej jest osób zaproszonych tym większe musi być pomieszczenie do prezentacji, jak również trzeba zawczasu pomyśleć o wysłaniu zaproszeń, tak by udało się ustalić termin pasujący każdemu. Na konferencji nie może zabraknąć sprzętu technicznego, takiego jak sprzęt multimedialny (komputery, projektory), oświetlenie, sprzęt nagłaśniający, czasem budowana jest scena.

obsługa techniczna konferencjiDo tego dochodzą meble konferencyjne. Dźwięk powinien być dobrze słyszalny nawet w najdalszym miejscu, a prelegent dobrze widoczny. Każdy z gości powinien mieć na czym siedzieć i mieć stolik do robienia notatek i trzymania rzeczy. Komputer i projektor umożliwiają urozmaicenie przemowy i dodanie do niej filmów, zdjęć czy muzyki. Obsługa techniczna często jest odpowiedzialna także za catering. Jeśli konferencja składa się z kilku prelekcji to trzeba zapewnić przynajmniej kawę, herbatę i słodkie przekąski. Jeśli jest dłuższa to warto jest pomyśleć o przerwie obiadowej czyli o pełnym cateringu. Podczas organizacji konferencji trzeba sprawdzić i dopracować także drobne szczegóły, takie jak oznakowanie miejsca konferencji, ustalenie dat i godzin prezentacji, by się nie pokrywały, czy zapewnienie wszystkim gościom szatni na płaszcze i bagaże podręczne.

Podsumowując rozważania, dobrze przygotowana konferencja to taka, która została zaplanowana z wyprzedzeniem, a organizatorzy zadbali o wszystkie jej aspekty, od technicznych aspektów multimedialnych, przez odpowiednio duże miejsce, kończąc na oznakowaniu dojazdu i dojścia do sal konferencyjnych.